Interview: De visie van Frieke, innovatie en implementatie van de Woo in Tilburg
Begin 2024 zijn we met veel enthousiasme begonnen aan een uitdagend project: het ontwikkelen van een innovatieve Woo-publicatievoorziening voor Tilburg. Maarten had de eer om te spreken met Frieke Hazendonk, een ervaren informatiemanagementadviseur en de grondlegger van het Woo-programma binnen de gemeente Tilburg. Het project Actief openbaar maken met het realiseren van een publicatievoorziening maakt onderdeel uit van dit programma. Frieke heeft een schat aan kennis en ervaring op het gebied van informatiebeheer en IT/informatievoorziening in bredere zin. Ondanks de uitdagingen van longcovid blijft ze waardevolle bijdragen leveren aan het programma Op weg naar Open Tilburg. In dit interview delen we haar inzichten en bespreken we haar rol, de uitdagingen en de toekomstvisie van het Woo-project in Tilburg. Maarten Breumelhof, business developer bij Acato, begeleidde de aanbesteding voor Tilburg en stelde de vragen aan Frieke.
Kun je iets over jezelf vertellen?
Ik ben Frieke Hazendonk, 51 jaar, en heb mijn carrière opgebouwd bij zowel publieke als private organisaties. Ik ben ooit begonnen bij Doxis, heb gewerkt bij het Regionaal Archief Tilburg en Archiefdienst Bergen op Zoom, Novostar, gemeente Den Bosch en De Efteling; in rollen van medewerker tot teammanager, van projectleider tot adviseur. Tot mei 2022 heb ik als IT-adviseur bij de gemeente Tilburg gewerkt, waar ik afdelingsgerichte informatieplannen opstelde en management begeleidde bij vernieuwing of uitfasering van software. Twee jaar geleden ben ik gestart in de nieuwe functie Woo-coördinator, waarin het accent ligt op programmamanagement. Helaas ben ik in 2023 getroffen door longcovid, wat mijn werkvermogen beïnvloed heeft, maar ik werk aan mijn herstel en zie langzaam enige vooruitgang. De rode draad in mijn carrière is “Informatie” en hoe dat bruikbaar en betrouwbaar te krijgen.
Hoe ben je betrokken geraakt bij de Woo?
Als IT-adviseur specialiseerde ik me langzaam in de vele informatiewetten, waaronder die van WOB naar Woo. Ik realiseerde me al snel dat zo’n beetje de hele gemeentelijke organisatie hierbij betrokken zou zijn en schreef een voorstel voor het management en de verantwoordelijk directeur. Een paar maanden later kwam intern een vacature vrij om de implementatie van de Woo op poten te zetten. Een collega raadde mij aan te solliciteren op deze nieuwe functie bij de afdeling Bestuurszaken. Het klikte van beide kanten en in mei 2022 stapte ik intern over.
Was er een duidelijk proces om de Woo te implementeren?
Nee, eigenlijk niet. We waren er vroeg bij door onze deelname aan de VNG-werkgroep PLOOI (publicatieloket open overheidsinformatie) vanaf 2019, maar door de jaren heen zijn er veel zaken veranderd. Dat maakte ook de implementatie van IT een zoektocht. We hebben qua aanpassing van IT gekeken naar andere gemeenten zoals Buuren, die vooruitstrevend waren met het Open Web Concept (https://openwebconcept.nl) en OpenPub. Meer helderheid kwam kort voor de inwerkingtreding van de wet in het voorjaar van 2022 met de beslissing te starten met een Woo-index in plaats van het landelijke volledige publicatieloket. Eén ding was vanaf het begin duidelijk: het was belangrijk dat onze data met metadata goed, veilig en benaderbaar was, zodat hier extern goed op aangesloten kon worden.
Hoe heeft de VNG bijgedragen aan de Woo?
In 2019 heeft de VNG een werkgroep opgericht om te bepalen wat de Woo voor gemeenten betekent. Wij zijn dus vroeg in deze werkgroep gestapt. We moesten nadenken over hoe een landelijk loket eruit zou moeten zien. KOOP, de uitvoeringsorganisatie van Binnenlandse Zaken, was verantwoordelijk voor PLOOI. In het begin dachten we dat de documentenstroom vanuit de gemeentes naar KOOP zou gaan, maar dit bleek niet haalbaar. Kort voor het ingaan van de Woo (1 mei 2022) werd duidelijk dat we als gemeenten zelf meer aan de IT zouden moeten doen. De VNG kwam in april 2022 met een heel nuttige handreiking en meerjarenplan. Dat heeft aan de basis gelegen van ons programma Op weg naar Open Tilburg en de planning en scope van het project actief openbaar maken. Wij nemen nog altijd deel aan landelijke werkgroepen en onderhouden goede contacten met een aantal VNG-medewerkers. Daar delen we onze inzichten en waar we als uitvoerders van de Woo tegenaan lopen.
Bouw samen met ons aan langdurig succes!
Bij Acato focussen we op langdurige klantrelaties en bouwen we systemen die minimaal 10 jaar meegaan, afgestemd op huidige en toekomstige behoeften. Wij begrijpen dat investeren in een nieuwe website een uitdaging is. Naast het bouwen van geweldige websites, zorgen we ervoor dat deze functioneel en zichtbaar zijn voor je doelgroep, wat langdurige waarde toevoegt. Dit betekent bezoekers aantrekken en hen laten converteren. Onze inzet voor duurzame relaties en constante verbetering maakt ons een betrouwbare partner die meegroeit met de veranderende behoeften van klanten. Samen werken we aan wederzijdse groei en succes, nu en in de toekomst. Wil je de mogelijkheden bespreken? Stuur me een bericht en we plannen snel een afspraak.
Wat vraagt de Woo van de informatiehuishouding van een gemeente?
De Woo vraagt veel van de informatiehuishouding, want het is het fundament. Openbaar maken valt en staat met de beschikbaarheid en kwaliteit van informatie. Gemeenten kennen honderden werkprocessen die ondersteund worden met tientallen systemen waarin honderdduizenden documenten van allerlei type omgaan. Elk werkproces slaat nu informatie op in een aangewezen systeem. Op zich niets nieuws onder de zon, want de Archiefwet bestaat al meer dan 100 jaar, maar volumes en omloopsnelheid zijn gigantisch toegenomen.
Als het werkproces documenten bevat die actief openbaar gemaakt moeten worden, dan moet het nu aangepast worden op de Woo, zodat we de juiste versie, waar nodig met gelakte vertrouwelijke stukjes, binnen uiterlijk twee weken op het platform kunnen zetten. De uitdaging ligt in het feit dat de wet niet altijd duidelijk is over wat exact gepubliceerd moet worden. De inspanningsverplichting is heel ruim. Artikel 3.1 heeft het over “informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie”. Ga er maar aanstaan. Daarom houden we het klein en beginnen we met de minimaal verplichte documenten zoals die nu landelijk gedefinieerd zijn per zogenaamde informatiecategorie. Als Woo-coördinator dring ik erop aan dat de onderliggende stukken ook goed beheerd worden. Ik verwacht namelijk dat publiceren van documenten tot vragen om meer documenten gaat leiden. Vanuit het passief openbaar maken is het nuttig en nodig dat bij een Woo-verzoek de stukken voor het grijpen liggen. Dat scheelt zoektijd bij een Woo-verzoek.
Hoe ziet de ideale Woo-omgeving voor Tilburg eruit?
We willen een schaalbaar motorblok dat niet te specifiek voor Tilburg is. De beleidslijn van de gemeente Tilburg is werken volgens Common Ground. Wat we nu ontwerpen, moet dus aan een aantal principes voldoen. Door open source te kiezen, is wat we met jullie maken ook herbruikbaar voor andere gemeenten. Het ideaalbeeld gaat nog verder dan een Woo-“loket”. Het is een digitale plek waar we alle gemeentelijke documenten kunnen publiceren; informatie waarvan je zeker weet dat het van de gemeente Tilburg is (betrouwbaar, authentiek), die goed toegankelijk en vindbaar is (gebruikersvriendelijk, overzichtelijk). Dat vraagt om een flexibel platform dat grote volumes aan kan met een geavanceerde zoekmachine. Uiteraard moeten de documenten naast de Tilburgse website ook via andere ingangen te vinden zijn, bijvoorbeeld via Google of toepassingen van anderen.
Wat is jouw ideaalbeeld voor de perfecte Woo?
Het landelijke portaal richt zich uiteraard op de Woo en daarin het wettelijk minimum. Ons college en gemeenteraad willen graag een eigen uithangbord zodat burgers en geïnteresseerden alle Tilburgse overheidsinformatie bij elkaar kunnen vinden. We hebben nu al in een aantal gevallen meer documenten openbaar en er staan vele documenten op de tilburg.nl-website en diverse andere specifieke Tilburgse sites. Dat is voor een gebruiker vaak flink zoeken en lastig te beheren. Het perfecte scenario is dat we alle documenten kunnen publiceren naar een informatieplatform. Daarom hebben we bij de aanbesteding aandacht besteed aan schaalbaarheid, flexibiliteit, toegankelijkheid en een goede zoekmachine. Ook het kunnen beheren van openbaar gemaakte documenten is nodig vanuit kwaliteitsperspectief.
‘Het is belangrijk dat er iets neergezet wordt waar iedereen tevreden mee is en waarvan men zegt: “Het kan wel!”’
Waar zie je de Woo-omgeving over 5 jaar?
Ik zie een soepel lopende ‘bibliotheek’ voor me, vol betrouwbare informatie die netjes gemetadateerd is. Het moet verbanden kunnen leggen en suggesties geven. AI-gedreven, met de mogelijkheid om bijvoorbeeld een tijdlijn te tonen van bij een zoekvraag gevonden relevante documenten; of op thema kruislings door werkprocessen heen documenten bij elkaar brengen. Het moet een gebruiksvriendelijke interface bieden, toegankelijk en herbruikbaar zijn. Het is belangrijk dat er iets neergezet wordt waar iedereen tevreden mee is en waarvan men zegt: “Het kan wel!”.