Van versnipperde registraties naar één veilige, gecentraliseerde applicatie

De stap naar digitaal

Voor het Nederlands Centrum Jeugdgezondheid (NCJ) was het tijd voor een belangrijke moderniseringsslag. De verpleegkundigen die de interventies Stevig Ouderschap en VoorZorg uitvoeren, werkten voorheen met uiteenlopende oplossingen: van digitale dossiers tot papieren boekjes of beveiligde losse documenten. Deze versnippering maakte het lastig om gegevens eenduidig, veilig en volgens protocol vast te leggen.

De uitdaging voor Acato lag in het ontwikkelen van een betrouwbaar digitaal middel dat voldoet aan alle veiligheidseisen én de uitvoering van deze bewezen effectieve interventies ondersteunt.

Een applicatie die aansluit op de praktijk van de JGZ‑verpleegkundige

Het resultaat is een intuïtieve webapplicatie waarin dossier‑ en cliëntbeheer centraal staan. Verpleegkundigen kunnen uitgebreide cliëntprofielen en gezinssamenstellingen vastleggen en hun volledige ondersteuningstraject overzichtelijk beheren.

Om de dagelijkse informatiestroom beheersbaar te houden, is een gepersonaliseerd caseload‑overzicht ontwikkeld, inclusief duidelijke notificaties voor ongelezen berichten. De applicatie ondersteunt alle relevante contactmomenten binnen de interventies, zoals:

• huisbezoeken
• telefonische en WhatsApp‑contacten
• zorgoverleggen
• thematische registraties

Verpleegkundigen kunnen zelfs screenshots van WhatsApp‑gesprekken toevoegen en informatie per thema ordenen, die vervolgens automatisch terugkomt in een thematisch overzicht van alle contacten.

Daarnaast bevat de applicatie geavanceerde dossierfuncties, zoals:

• intern overdragen of bevriezen van dossiers
• exporteren van gegevens naar PDF voor de cliënt
• veilig vernietigen van afgesloten trajecten
• automatische routering op basis van postcode‑imports, zodat gezinnen altijd aan het juiste consultatiebureau of wijkteam worden gekoppeld

Voor VoorZorg is het mogelijk om het enige consult dat bepaalt of iemand in aanmerking komt, direct aan te vragen, te behandelen en in te zien.

Samen ontwerpen en testen in de praktijk

Gedurende het hele traject stonden de eindgebruikers centraal. Via een uitgebreide design sprint en meerdere testrondes werkten we nauw samen met JGZ‑verpleegkundigen uit verschillende organisaties in Nederland. Hun praktijkervaring vormde de basis voor elke ontwerpkeuze.

Voor zowel NCJ als Acato was het cruciaal om steeds de juiste balans te vinden: innovatie realiseren, terwijl de functionele wensen haalbaar bleven binnen het beschikbare budget.

Een succesvolle samenwerking

De ontwikkeling van de registratiemodule was een intensieve samenwerking tussen NCJ, JGZ‑organisaties en Acato. Vanuit het NCJ waren onder anderen Merian Bouwmeester, Kirsten Tjapkes, Tanja Geerdes‑Maas, Danial Mulu en Vincent Vernel‑Riezebos (van BCE, ingehuurd door NCJ) betrokken. De JGZ‑verpleegkundigen kwamen uit diverse organisaties verspreid door Nederland.

Vanuit Acato werkten Jori Huizenga, Wilco Westbroek, Bleddyn Pijpers, Jasper Wentink, Jorik Bosman, Corné Guijt en Severin Vrogten aan de realisatie van de applicatie.

Conclusie

Met de livegang van de registratiemodule beschikt het NCJ over een betrouwbaar, veilig en centraal digitaal middel dat de uitvoering van Stevig Ouderschap en VoorZorg ondersteunt. De JGZ‑verpleegkundigen hebben nu één uniforme manier van registreren, waardoor de interventies protocol‑trouw, efficiënt en overzichtelijk kunnen worden uitgevoerd.

Het traject bevestigt een belangrijke les: intensieve betrokkenheid van eindgebruikers loont. Door praktijkwensen zorgvuldig af te stemmen op technische en budgettaire realiteit, is bewezen dat innovatie in de jeugdgezondheidszorg haalbaar én waardevol is.

Lees ook het officiële nieuwsbericht van het NCJ over de livegang.